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住宿書院活動企劃申請規章(103年11月修正)

 

清華學院活動企畫申請規章(10311月修正)

20141103清華學院院辦會議修正.適用厚德書院與載物書院

一、  申請資格:

1.     院生個人。

2.     學習家族。

3.     院生組成之固定集會、有組織、有目標的三人以上小組。

二、  申請項目:

1.     個人可提築夢計畫。

2.     家族可提計畫。

3.     小組可提一般計畫、第三學期計畫。

三、  申請額度:

1.     個人:

甲、  國內活動,每學期每位學生以2000元為限。

乙、  國外活動,每學期每位學生以5000元為限。

2.     家族:

甲、  每家族每學期申請上限總額,不得超過1萬元。

3.     小組:

甲、  一般計畫:每學期共編列8萬元予各小組申請。每小組每學期可獲補助之總額不得超過1萬元。

乙、  第三學期計畫:每年度共編列8萬元予各小組申請。每小組可獲補助額度總額不得超過1萬元。

四、申請流程:

1.     小組、家族或個人準備計畫書。準備計畫書之過程可請求學院導師的協助。

2.     完成之計畫書均需完成審查程序,確定補助額訂,方可開始核支。若申請之經費項目有講師費或海報印製費,最遲需於活動執行日前三個禮拜提出。

 

五、計畫書注意事項:

1.     同一企畫只能申請一項學院補助。

2.     活動主旨、實施方法與流程、預期效益、經費預算、器材場地、人力配置等必要項目務必於計畫書內敘明清楚、完整。

3.     其他有助說明舉辦計畫之目的的資料,可自行增列。

4.     計畫一但通過,經費之使用將按照計畫書之編列,原則上不受理變更,若有合理且正當理由需變更時,變更幅度亦不得超過15%

六、編列預算注意事項:

1.     可編列且可申請補助之項目:演講費、出席費、鐘點費、交通費、文具費、材料費、影印費、場地費。最終獲得補助之項目與金額,仍依審核結果而定

2.     可編列但無法申請補助之項目:聚餐費用(含飲料、點心)、住宿費用、保險費(儘管為無法補助之預算項目,仍須基於活動整體規劃編列於計畫書中以示周全)

3.     可編列且可申請補助之項目:

(1)      講師演講費(單一講師單一場活動),校內講師上限不可超過800/時,校外講師上限不可超過1600/時。

(2)      講師出席費(多位講師單一場活動),校內講師不得編列出席費,校外講師1000~2000//人。

(3)      講師鐘點費(連續活動,如工作坊或小組指導老師),不分校外校內活動,575//位。

(4)      講師交通費以新竹為起迄點。可編列高鐵、自強號火車、公車票價。不可編列計程車與油費。

(5)      學生交通費以新竹為起迄點,只補助單趟費用。可編列高鐵、自強號火車、公車票價。不可編列計程車與油費。

(6)      厚德書院家族體驗活動若編列講師費(用於導覽、教練等),只補助該項全部花費的半額,其餘依使用者付費精神自行負擔。

七、請領經費注意事項:

1.     演講費、出席費、鐘點費等經費,請先至院辦公室領取領據,於活動舉辦時,交給講師簽名。將簽完名之領據交回院辦公室核銷,本校出納組將直接匯款至講師帳戶。此三項費用,活動承辦人切勿代墊款項。

八、經費核銷注意事項:

1.     活動執行完畢,於二個禮拜內將完整之成果報告與核銷單據,送至辦公室核銷。

2.     小組或個人逾期無法完成核銷,得申請展延一次,每次二個禮拜。

3.     小組或個人無法於活動執行完一個月內完成核銷且無合理正當之理由時,得記點一次,每學期記點達二次者,申請資格將暫停一學期。

4.     成果報告連同核銷之收據於活動執行完二個禮拜內繳交至辦公室。

5.     成果報告內含計畫書、活動記錄、活動相片、活動影片、講師課綱等電子檔,檔案量大可燒錄成光碟。

6.     核銷之收據與電子發票,須註明本校全名(國立清華大學)、統編46804804、購買日期、購買品項含細目、金額等資訊,上述資訊完整方可受理。

7.     核銷講師演講費、講師出席費、講師鐘點費時,需繳交領據與課程大綱電子檔。

8.     核銷講師交通費時,需繳交領據及來回票根。

9.     核銷學生交通費時,需繳交申請單、黏存單、來回票根。依票面價格實支實付。(計程車費用、加油費不得申請補助。)

10.  核銷影印費時,除收據或電子發票外,需繳交送印文件之電子檔。

11.  文具費、材料費、影印費時:除收據或電子發票外,需檢附購買物品詳細明細清單電子檔。

九、以上各種補助項目之額度上限,將依學校每年核定學院之預算額度而進行調整。

十、以上規定說明若有未盡事宜,請直接與清華學院辦公室聯繫03-516256603-5162559

 

 

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