【學生差旅費核銷SOP】（＊事前填寫制，未能於出發前填寫者不予補助）

Step １

出發前 至少3個工作天提供  給助理，以利確認製表項目：（填妥企劃書後，寄給助理）

1. 出差事由（需敘明為何種「教育/學習目的」相關之活動）
2. 出差日期天數、地點(含地址佳)
3. 出差人數
4. 交通方式(或住宿地點)與費用
5. 負責請領人（代墊人，一位負責代表請款）

註：

• 交通票根及住宿費單據必須為一人一張。（例：4人房1600元，需與商家協調開立 400元收據 共4張）
• 若住宿費收據上面所蓋之印章若無統一編號，須請店家簽上負責人姓名與身分證字號，並補上 4% 印花稅（貼於收據空白處）
• 若為共同租賃搭乘 小巴、遊覽車，請提供「估價單」以及「發票」，免簽 Step 2 之單據。
• 請見〈發票收據注意事項〉，若不確認店家之收據/發票可否核銷，請於訂購前提供樣本向助理確認。
• 負責請領人須於校務資訊系統「登錄銀行帳戶」（校務資訊系統-所得相關查詢-「薪資銀行帳戶登錄」），之後錢會統一匯入代表請領人的戶頭，再由該位請領人將款項發給各實際支付人。
• 去程出發地、回程抵達地必須為「新竹」；不可報計程車費、汽油費。
• 出校外之活動務必自行投保保險，未投保者不予通過申請。（若為「書院課程」活動，可下載下方保險費準備資料，備妥核銷資料後進行核銷申請）。
  保單範本示意、保險費可核銷之目的與身分

Step ２

出發前與助理約好時間領取「出差申請書」及「支出憑證黏存單」。

註：此表格為事前填寫制，未能於出發前填寫者不予補助。

Step ３

整理好所有單據，若有收據、發票，請於其上空白處寫上負責請領人的「姓名+學號」。

Step ４

於活動企劃書補上 活動照片及照片說明、活動心得等資料後，將 電子檔（Word(.docx)）寄給助理。

Step ５

活動後 １週內，攜帶所有單據（各票根、收據、發票等）至書院辦公室找助理核銷。

• 年底活動請儘量辦理於12/15以前，之後之活動不保證可核銷。
• 以當月收據發票需當月核銷完畢為原則。
• 09/23~09/30之發票收據，10/01前 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)。

【特殊核銷時間】

• 10/01~11/15之發票收據，依規定時間 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)。［不收09/30及以前之單據］
• 11/16~11/25之發票收據，隔一工作日 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)。
• 11/26~11/30之發票收據，隔一工作日 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)。［不收11/25及以前之單據］
• 12/01~12/15之發票收據，隔一工作日 繳交齊資料(收據/發票、結案資料可後補)。［不收11/30及以前之單據］
• 12/16起依主計室公告，請於採買前、活動前，先與助理討論確認。