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厚德&載物書院委託院生辦理迎新活動 經費補助原則

厚德暨載物書院委託院生辦理迎新活動經費補助原則

2015.9月版

1. 厚德書院與載物書院委託院生舉辦迎新活動,補助費用以每書院8萬元為上限

2. 書院新生通常會參加二次迎新活動,一次是書院迎新、另一次是系上迎新。考量院生金錢負擔,本院向新生收取之費用必需合理、正當。

3. 院生接受委辦而執行時,最遲須於下學期結束後2個禮拜內向書院提出計畫書(含經費補助),經審核並修正通過方可開始支用

4. 向院生收取之費用的編列原則:

  (1) 向新生收取的費用,牽涉到工作人員數量、天數、內容、活動場地與器材費用等因素。籌辦營隊時,應審慎考量上述因素對經費的負擔。

  (2) 工作人員數量:工作人員與新生比例為0.5:1至1:1,不可超過1:1。避免轉嫁給新生的工作人員餐費及營服費用過高。

  (3) 營隊天數不宜超過3天。

  (4) 營隊內容應以能有效協助新生認識宿舍及校園環境、認識學院教育理念為主。

  (5) 應主動詢問課指組場器協調時間,參與協調會議。借用場地時,謹慎考量場租費高低之必要性。

  (6) 營期間需購買物品、器材時:

    i. 請斟酌購買量,勿買超額

    ii. 禁止購買一次性用過即丟之不環保物品,如螢光棒

    iii. 強烈不建議購買使用過後實用性不高、易閒置、造成庫存堆積之物品,如水槍

  (7) 綜合以上諸點,營隊費用以合理、公開、透明為原則。營隊費用計算方式須先向新生說明。範例如下:餐費200元/天/人*3天+營服200元/件/人+雜費(器材+交通等)100元。

5. 其他注意事項:

  (1) 迎新活動為院內自行舉辦的學生活動,社會公益性質不高,不宜向廠商拉贊助。

  (2) 營期結束之後,向新生收取之費用若有餘款,餘款必須全數用於經費核銷,而非工作人員慶功宴。

  (3) 營隊除設定總籌職位外,須設定總務職位,擔任總務者須為專人專職,除協助總籌提出預算編列外,工作內容為:

    i. 控管預算支出,並仔細嚴格記錄營期間之每日開支表。

    ii. 營期結束後一個禮拜內,將所有的支出單據、每日開支表、經費結算表,繳交至院辦,開始進行核銷程序(拖久了,記憶會模糊,鐵定增加核銷困難)。

    iii. 營期結束後一個月內,繳交成果報告,並向新生公佈此屆營隊經費使用結算

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