Step １

採買前提供  給助理，確認各項材料是否為規定內可核銷。

註：食材80元/人（依簽到表及照片）；不可報酒精類飲品，早餐、宵夜不能核銷（因教育部規定）。
註：負責請領人須於校務資訊系統「登錄銀行帳戶」，之後錢會統一匯入代表請領人的戶頭，再由該位請領人將款項發給各實際支付人。

Step ２

購買時請商家開立清大統編（統一編號：46804804／收據抬頭：國立清華大學），務必領取具有清大統編的收據或發票，若無則無法核銷請款。

註：請見〈發票收據注意事項〉。

Step ３

整理好單據並在收據、發票上寫上負責請領人的「姓名+學號」，若發票上未寫清楚購買物品為何，也請在空白處補上。

註：收據或發票上的品項須為實際品名，若看不出項目且未附明細，則需手寫上各品項。例：發票上僅有貨號或代碼→手寫上各個品項是甚麼物品/材料；收據上僅寫文具一匹或裝飾物→手寫上是哪些文具及裝飾物，並有各別的數量及單價。

Step ４

將活動企劃書補上活動照片及照片說明、整理好所有資料，附上相關電子檔並寄給助理。（相關電子檔範例：花錢印製海報→附上海報電子檔）

Step ５

攜帶所有單據（各收據、發票及明細等）至書院辦公室找助理核銷。